新型コロナウイルス感染症対策として、政府がリモートワーク導入を支援!導入成功のために、労務が取り組むべき内容とは?

新型コロナウイルス感染症対策として、政府がリモートワーク導入を支援!導入成功のために、労務が取り組むべき内容とは?

新型コロナウイルス感染症対策として、あなたの会社はリモートワークを導入していますか? 特に働き方改革以降、耳にすることの多くなったリモートワークですが、現在政府が特例措置を取り、企業への導入を支援しています。

この記事では、リモートワーク導入の順序や補助金の申請方法、リモートワーク導入にあたり職場が意識変革すべき点などについてまとめ、解説していきます。

1 リモートワークとは?

新型コロナウイルス関連の報道で、リモートワークという言葉をよく耳にするようになりましたよね。

リモートワークは、ご存知のように自分の判断だけでできることではありません。まずはリモートワークの定義について、厚生労働省の労務管理Q&A集から抜粋してみましょう。同資料によると、厚生労働省はリモートワークではなく「テレワーク」という言葉を使用しています。

(1)テレワークとリモートワークの違いとは?

同資料によると、テレワークとは「インターネットなどのICTを活用した、場所にとらわれない柔軟な働き方」を表し、勤務場所から離れて、自宅などで仕事をする働き方を指します。「テレ」とは離れてという意味です。

一方、「リモートワーク」もまた、場所にとらわれない働き方を表しています。「リモート」も離れてを意味しますが、特に場所、時間、雇用形態の制約を受けにくい働き方について使われるようになりました。主に、ITエンジニアやWebデザイナーなどのスキルを持った人の間で、特にチームでプロジェクトを進めることが前提である働き方で使われています。

お分かりのように、「テレワーク」と「リモートワーク」はほとんど同じ意味をもっています。しかし、政府は「テレワーク」という言葉を使っていますので、この記事で公的期間の資料を引用する際はテレワークの方を使わせて頂きます。

(2)テレワークの3つの区分

テレワークは働く場所によって更に区分されます。下の「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つがそうです。それぞれの違いを具体的に示してみましょう。

①在宅勤務

在宅勤務とは、オフィスに出勤せずに自宅で仕事をおこなう形態のことです。通常、週に1~2日程度が多いようです。半日在宅勤務という働き方もあります。

②モバイルワーク

モバイルワークとは、顧客先、移動中、出張先のホテル、交通機関の社内、喫茶店などで仕事をおこなう形態のことです。

③サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、自社専用のサテライトオフィスや共同利用型のテレワークセンターで、仕事をおこなう形態を言います。

出典:厚生労働省労務管理Q&A集

リモートワークは働き方改革でも、場所にとらわれない柔軟な働き方を可能とする方法として推奨されてきました。後述しますが、政府は今回の新型コロナウイルス感染症対策を支援することで、リモートワークの環境整備が進むことを後押ししているといえます。

なおリモートワークには、そもそも以下のようなメリットがあります。

・従業員の育児や介護による離職を防ぐことができる
・遠隔地の優秀な人材を雇用することができる
・災害時に事業を継続しやすくなる

(3)リモートワークの規定は就業規則にある?

リモートワークは、思い付きで始めることはできません。まず会社の就業規則に様々な規定を設け、就業が認められるように環境を整備しないといけません。リモートワーク時の経費や労災はどうするのか、という問題も出てきます。

また、後述しますが、新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークを新規導入する企業に支給される「時間外労働等改善助成金」を受給する場合も、就業規則等の作成・変更に取り組んでいることが前提です。

後述しますが、リモートワークに関する規定を作成・変更したら、所定の手続を経て所轄労働基準監督署に届出する必要があります。例として、従業員が常時10人以上の企業の場合の就業規則への規定内容を挙げてみましょう。

・在宅勤務を命じることに関する規定
・在宅勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
・通信費などの負担に関する規定

あなたの会社に就業規則の作成・届出義務がない場合は、次のことをおこなう必要があります。

・前述の事項について労使協定を結ぶ
・労働条件通知書で、これらの内容を労働者に通知する

厚生労働省の委託事業である「テレワーク相談センター」には、テレワークに関する専門の相談員が常駐しています。在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークの導入に関して、無償で相談に乗ってもらえます。

テレワークをいざ導入するとなると、労務管理、テレワーク用IT機器、テレワーク時の社内ルールなど、様々な問題をクリアしなければなりません。同センターは豊富な資料を取りそろえ、様々な相談に対応してくれます。

2 リモートワーク導入の手順とは

リモートワークに関する規定を就労規則に加えるには、会社の経営陣と労務で次のような手順を取る必要があります。

(1)リモートワーク導入の手順

下表は、リモートワークを導入するにあたって最低限必要な内容についてまとめたものです。これらの手順を踏んでから、後述する具体的なリモートワーク導入のプロセスに移りましょう。

リモートワークの対象業務と対象者の範囲を決定 ・まずはリモートワークを小規模で実施して効果の検証をおこなうために、対象業務と対象者を選定しましょう。

・職階やライフステージなどを踏まえて対象者を選定することも有効と考えられます。

・リモートワークには、自己管理して仕事を進めることが求められるため、利用者が仕事の進め方や報告・連絡などのルールを理解していることが必要です。

リモートワーク勤務に関する規定を定める 就業規則などに、リモートワーク勤務に関する規定を定めておきます。
コミュニケーション・ツールの取り決め リモートワーク利用者とオフィス勤務者とを連携する、コミュニケーション・ツールを取り決めておきます。
リモートワーク利用に関する研修をおこなう リモートワーク導入に当たっての教育・研修は、リモートワーク利用者だけでなく、上司や同僚にもおこない、実施目的などを共有しリモートワーク実施時の不安や疑問を解消しておきます。

(2)テレワークの導入のプロセス

テレワーク導入・運用を円滑に進めるためには、次のようなプロセスを踏むとよいでしょう。

テレワークの全体像をつかむ

テレワーク導入に必要なステップを把握し、推進体制を構築します。

全体方針を決定する

テレワーク導入の目的を明確にした上で、目的を全社で共有します。

ルールをつくる

現行の就業規則を基礎として新しくテレワークによる働き方のルールを定めます。

テレワークを評価・改善する

テレワークの効果を、一定期間ごとに調査し、調査結果から分かった課題について改善をします。ICT環境をつくる ICTの現状とテレワーク導入の目的に合わせて、ICTに係る環境を整えます。

セキュリティの対策をする

選択したICTに係る環境に合わせて、セキュリティ対策を整えます。

テレワーク実施

試行導入・本格導入としてテレワークを実施します。

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テレワークを評価・改善する

テレワークの効果を一定期間ごとに調査し、結果から分かった課題について改善をします。

厚生労働省労務管理Q&A集を基に作図

(3)リモートワーク導入時の役割分担

下表は、リモートワーク導入時の役割分担の例を、大企業・中堅企業・小企業別に分かりやすく表したものです。

このように、リモートワーク導入プロジェクトには、推進体制の構築が必須です。職階や部署によって担当するべき項目が違い、連携をうまく図らなければならないこともあります。

経営トップは、自らがチームリーダーになり、リモートワーク導入の意思を示すことがとても重要です。

経営企画部門、人事・総務部門、情報システム部門は、テレワーク推進に関わる社内制度や施策を担当する部門です。セキュリティに関するルール策定など、部門を超えて、全社横断的な体制づくりを担当するべき部署であるため、重要な役割を果たします。

※小企業の場合、総務部門が情報システムを担当する場合があります。
小企業(99人以下)、中堅企業(100~999人)、大企業(1000人以上)

厚生労働省労務管理Q&A集を基に作表

(4)労働基準法の適用は?

「リモートワークしても労働基準法は適用されるのだろうか?」という疑問もあるでしょう。

結論からいえば、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務のいずれのリモートワーク時においても、労働基準法などは適用されます。ただし、自宅でリモートワークをおこなう際、労働基準法などの適用をうけるためには次の事項について留意が必要です。

労働条件の明示 事業主は労働契約締結に際し、就業の場所を明示する必要があります(労働基準法施行規則5条2項)。在宅勤務の場合には、就業場所として従業員の自宅を明示する必要があります。
労働時間の把握 使用者は、労働時間を適正に管理するため、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録しなければなりません。
(労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第339号)
業績評価・人事管理等の取扱い 業績評価や人事管理について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いるのであれば、その取扱い内容を丁寧に説明しておく必要があります。また、就業規則の変更手続が必要となります(労働基準法89条2号)。
通信費・情報通信機器等の費用負担 費用負担については、あらかじめ決めておく必要があります。
なお、在宅勤務等をおこなう従業員に通信費や情報通信機器等の費用負担をさせる場合には、就業規則に規定する必要があります。
社内教育の取扱い 在宅勤務等をおこなう労働者について、社内教育や研修制度に関する定めをする場合にも、当該事項について就業規則に規定しなければなりません。

3 リモートワーク導入のための助成金は?

厚生労働省が毎年4月に募集する「時間外労働等改善助成金」は、企業のリモートワーク導入を推進する目的でおこなわれています。1企業当たりの上限額は設けられていますが、要件があえば応募した全ての企業が、この助成金の支給を受けることができます。

しかし、今回新型コロナウイルス感染症対策でリモートワーク体制の整備が急がれるため、特例のリモートワーク助成金支給のコースが、時限的に設けられました。

今回の特例テレワーク導入助成金には、「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」と「職場意識改善特性コース」があります。それぞれ、目的と助成金の上限額などが異なっています。助成の対象となる事業の実施期間は、令和2年2月17日から5月31日です。なおこの特例では、計画の事後提出を可能にし、2月17日以降の取り組みで交付決定より前のものも助成対象とします。

(1)従来の「時間外労働等改善助成金」

繰り返しますが、厚生労働省の「時間外労働等改善助成金」は、毎年テレワークを新規で導入する中小企業に導入経費を助成しています。2020年の募集はすでに締め切られています。

(2)「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」

対象事業主は、新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを新規で導入する中小企業です。ここには、テレワークを試験的に導入している事業主も対象になります。

①支給要件

事業実施期間中に、次の要件を満たす必要があります。

・助成対象の取り組みをおこなうこと。
・テレワークを実施した労働者が1人以上いること。

②助成対象となる取り組み

テレワークの導入に関して、以下の取り組みをいずれか1つ実施する必要があります(取り組みに要した費用が助成されます)。

Ⅰ テレワーク用通信機器(※)の導入・運用

(例)Web会議用機器、社内のパソコンを遠隔操作するための機器・ソフト、保守サポートの導入、クラウドサービスの導入、サテライトオフィスの使用料など
※パソコン、タブレット、スマホの購入費用は対象外

Ⅱ 就業規則・労使協定等の作成・変更

(例)テレワーク勤務に関する規定の整備

Ⅲ 労務管理担当者に対する研修
Ⅳ 労働者に対する研修、周知・啓発
Ⅴ 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング

③支給額

対象経費の合計額 × 1/2(100万円が上限)

対象経費:謝金、旅費、借損料、会議費、雑役務費、印刷製本費、備品費、機械装置等購入費、委託費

(3)「職場意識改善特性コース」

本コースの対象事業主は、新型コロナウイルス感染症対策として、労働者が利用できる特別休暇の規定を整備する中小企業事業主です。

①支給要件

令和2年2月17日~5月31日に、新型コロナウイルスの対応として労働者が利用できる特別休暇の規定を整備することです。

②支給対象となる取り組み

新型コロナ感染症対策として休暇の取得促進に向け、以下の取り組みをいずれか1つ以上実施する必要があります(取り組みに要した費用が助成されます)。

Ⅰ 就業規則等の作成・変更
Ⅱ 労務管理担当者・労働者に対する研修
Ⅲ 労務管理用機器の導入・更新
Ⅳ 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング
Ⅴ 人材確保に向けた取り組み
Ⅵ 労働能率の増進に資する設備・機器の導入・更新(パソコン等の購入費用は対象外)

③支給額

対象経費の合計額 × 3/4(50万が上限)

※事業規模30名以下かつ労働能率の増進に資する設備・機器等の経費が30万を超える場合は、4/5を助成

なお、厚生労働省ホームページ「時間外労働等改善助成金」には、相談センターの紹介をはじめ、より具体的な内容が記載されていますので、参考にして下さい。

4 新型コロナは「リモートワーク導入」の追い風に?

リモートワークは、既に働き方改革でも「柔軟な働き方」推進の一環として推奨され、導入のための助成金も設けられてきました。

今回、新型コロナウイルス感染症対策として就労環境の整備が急がれ、予期せぬリモートワーク導入の助成特例も設けられました。専門家のなかには、現在のこの緊急事態がむしろ追い風となり、リモートワーク導入が進むであろうと見る人もいます。しかし、リモートワークが働き方の一つとして、本当の意味で定着するために必要な要件とは、どんなものなのでしょうか。

(1)リモートワークで成果重視へ

リモートワークが進めば、労働が「時間よりも成果」で評価されやすくなります。残念ながら、オフィスワークではどうしても「働いているふり」をする人が存在します。オフィスだとネットサーフィンをしていても仕事をしているように見えますが、リモートだと成果がなければ評価してもらえなくなります。

リモートワークが導入されると、向く人と向かない人にどうしても分かれてくるでしょう。自宅だと仕事ができないという人は、本来リモートに向いていない人で、自律性のない人には厳しい働き方になります。

リモートワーク導入に当たり、よく取り沙汰される議論が「どうやって仕事を監視するか」です。パソコンカメラで監視する企業もあるようですが、本来オフィスワークでも、ぶらついたりコンビニに行ったり、煙草を吸ったりする自由は許されているため、これはナンセンスな議論です。リモートワークでは仕事を早く終えてしまえば、残りの時間は好きに過ごすことができます。通勤時間で疲弊することがない分、生産性も高まります。

要は、リモートワークを導入すると成果主義も導入されてくるということです。

(2)オフィスにいるとき以上に意識的なコミュニケーションが必要に

リモートワーク導入に関してよく挙がる懸念には、他に以下のようなものがあります。

・社内のコミュニケーションが難しくなる
・社員同士のコミュニケーションがなくなって新しいアイデアが生まれにくい
・リモートだと孤独になり能率が下がる
・リモートだと部下の教育が難しい

オフィスという空間を共有せずに働くのですから、コミュニケーション・ツールの導入は必須です。今や、コミュニケーション・ツールは実に充実しています。助成金の対象項目でもありますので、是非使いやすいものを探してみましょう。

「雑談」というと怠けている、無駄な時間というイメージがありますが、実はコミュニケーションをより密にしてくれるものであったりします。特に、上司と部下の関係性においては、両者の距離を縮めるために効果的です。

「リモートワークは部下の教育が難しい」という懸念は、どう克服すればよいでしょうか。これは部下のタイプにもよります。対面でしっかりと向きあう方がよい部下には、Zoomなどでビデオチャットができますし、文字でのコミュニケーションや過去ログに残るのがよい部下には、文字のサービスを使えばよいのです。

その人を最も活かしやすい方法を見極めて、コミュニケーションを取っていきましょう。

(3)企業からすると業務委託の方が使いやすい?

リモートワーク導入が促進されると、フリーランスを使う方が簡単ではないかという声も挙がってきます。確かに、正社員を雇うと労働時間の制約が発生し、解雇もなかなかできない状況があります。リモートワーク導入で働き方の自律性が重視されるようになるなら、いっそフリーランス、業務委託を使った方が使いやすいと考える企業もあるでしょう。

また、成果主義と聞くと「裁量労働制」や「(事業場外)みなし労働時間制」のような制度も連想されますが、実は、「裁量労働制」は限られた業種にしか適用できません。「事業場外みなし労働時間制」のみなし時間(通常必要時間)も、より実態が伴っていなければならないため、簡単には導入できません。

リモートワークによって成果主義的な考え方が導入され、加えてこれまでの通勤時間が不要になると、空いた時間ができることになります。その時間を能力を高めるために使ってもよいですし、副業に挑戦していくこともできるでしょう。いずれにせよ、今後は成果を上げられる人とそうでない人とに分かれやすくなり、リモートワーク導入が二極化を押し進める側面を持つことも推測できます。

5 サマリー

いかがでしたか?

新型コロナウイルス感染症対策として、政府によるリモートワーク導入の特例支援がおこなわれていることがおわかりいただけたでしょう。リモートワークの導入の成功には、成果主義へのシフトも不可欠であり、そのためには経営陣や職場の意識転換がおこなわれなくては難しい内容だといえます。

6 まとめ

・現在政府が特例措置を取り、リモートワーク導入を促進している。

・特例テレワーク導入助成金が設けられ、「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」と「職場意識改善特性コース」がある。

・テレワークとリモートワークはほぼ同じ意味だが、政府はテレワークを使っている。

・リモートワークのメリットには、従業員の育児や介護による離職を防ぐ、遠隔地の優秀な人材を雇用できる、災害時に事業を継続しやすいなどがある

・リモートワークの規定を作成・変更したら、所轄労働基準監督署に届け出る必要がある。

・リモートワーク導入順序は、対象業務の決定→対象者の範囲を決定→リモートワークに関する規定の策定→コミュニケーション・ツールの選定→リモートワークに関する研修をおこなうになる。

・経営トップ自らがリーダーになり、リモートワーク導入の意思を示すことが重要である。

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