リモートワーク導入のハードルが高いのはなぜ? 就労規則などに関する疑問を社労士視点から解説

リモートワーク導入のハードルが高いのはなぜ? 就労規則などに関する疑問を社労士視点から解説

あなたの会社ではリモートワークは導入されていますか? リモートワークにはもともと多くのメリットがあり注目されてきましたが、昨今のコロナウイルス禍は、より一層その必要性を高めることとなりました。政府の新型コロナウイルス感染症拡大防止対策として特例的にリモートワーク(テレワーク)導入助成金も設けられた今、その実現のために何が必要なのでしょうか。

この記事では、労務のプロである社労士が、どのようにリモートワーク導入をサポートできるか、就労規則などの疑問にどう答えるかを詳しく解説します。

1 リモートワークと労務

リモートワークは、テレワークや在宅勤務等と同様、広い意味で「自宅をはじめとして、場所を選ばずに働くこと」を指す言葉です。勤務形態の1つとしてリモートワークを導入すると、今回のコロナウイルス禍のような緊急事態に限らず、多くのメリットがもたらされます。

(1)リモートワーク

多くの方が、リモートワーク導入には多くのメリットがあり、可能ならば自分の職場にも導入されるべきだと思っているでしょう。リモートワーク導入でもたらされるメリットについて、具体的に挙げてみましょう。

①リモートワーク導入のメリット

・優秀な労働者の採用につながる
・通勤手当てやオフィス賃料などの節約につながる
・労働者の通勤時間での疲弊、消耗を防ぐことができる
・労働者がライフワークバランスを見直すことができる
・新型コロナウイルス感染症のようなパンデミックが起きた際、労働者の生命を守ることができる

②リモートワーク導入のデメリット(または課題)

リモートワーク導入にはデメリットというよりも、「導入にあたっての課題」が多く存在している状況です。

・時間外労働の管理が曖昧になるリスクがある
・労働時間管理の方法の整備が大変である
・うっかり労働法違反を犯す可能性がある
・時間外労働や割増賃金などにどう対応したらよいか分からない
・情報セキュリティの問題が生じる
・社内のコミュニケーションが希薄になる

(2)リモートワークと労務管理

リモートワーク導入を検討する会社の、人事・労務が頭を悩ませるのが「労働時間管理」です。リモートワーク勤務者の労働時間管理の方法として、実際には次の2つの方法が考えられます。

実労働時間制(勤怠管理システム等の導入による) 大企業は2019年から、中小企業は2020年から、事業者はタイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録、事業者の現認等の客観的な方法などで、労働時間の状況を把握しなければならない(管理監督者やみなし労働時間制の適用者を含める)。

2023年からは中小企業でも、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率を、50%以上とする規定が適用される。

事業場外みなし労働時間制を導入する 導入の条件① 業務が自宅でおこなわれること
導入の条件② 随時使用者の具体的な指示に基づいて業務をおこなっていないこと

働き方改革により「産業医・産業保健機能」と「長時間労働者に対する面接指導等」が強化されたことから、事業者は労働者の労働時間の状況を把握しなければならなくなりました。

正確な労働時間の把握は、タイムカード、PC等の電子計算機の使用時間の記録、事業者の現認等の客観的な方法を介しておこなわれなくてはなりません。管理監督者や事業場外みなし労働時間制の適用者も労働時間把握の対象に含まれます。

ITシステムの導入は、ここで大きな役割を果たします。

また「事業場外みなし労働時間制」とは、業務の全部または一部を事業場外(会社の外)で従事することで指揮監督が及ばず、その結果、労働時間の算定が困難な場合、その事業場外の労働については特定の時間就労したとみなす制度のことです。リモートワーク導入にあたり、この制度を検討する企業は少なくありません。

2 社労士とリモートワーク

リモートワークの導入にあたって、最も人事・労務の方を悩ませるのは、働き方改革関連法改正を含めた法律の問題であることは間違いありません。

そこで頼れる存在は誰かといえば、労働・社会保険の専門家である社会保険労務士(以下、社労士)が浮上してくるのです。

(1)社労士の業務とリモートワーク

社労士は、会社の大事なリソースである「ヒト・カネ・モノ」の中でも、ヒト(人材)の専門家です。社労士の業務範囲は実に幅広いのですが、その中でも以下の3つは、リモートワーク導入に直接関わりを持っています。

①就業規則・36協定の作成、変更

社労士は、法改正に対応した就業規則、また、労働環境にしっかりと配慮した労使協定(36協定)の作成・見直しを支援します。

②雇用管理・人材育成などに関する相談

社労士は、人事労務管理の専門家として、適切な労働時間の管理や、優秀な人材の採用・育成に関するコンサルティングをご提供し、企業の業績向上に繋がるご提案をします。

③経営労務監査

社労士は、就業規則や法定帳簿等の書類関係の他、実際の運用状況についてまで監査を行うことで、企業のコンプライアンス違反だけでなく、職場のトラブルを未然に防止することができます。

出典:全国社会保険労務士会連合会

リモートワークは会社と労働者の間に信頼関係があってこそ成り立つものですから、労務のプロである社労士に相談すれば心強いはずです。

(2)働き方改革とリモートワーク

それでは働き方改革にともない改正があった法令等で、リモートワークに関係してくるものを挙げてみます。

①36協定

法定労働時間は、1日8時間、週40時間と決められています。「36協定」とは、それ以上の時間外労働を労働者に命じる場合に、労使間で結ぶ協定のことです。今回の法改正では、時間外労働の上限を超える労働を労働者に命じた場合は、事業者に罰則が与えられることになりました。

36協定上の時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間以内です。

「特別条項」の場合:
・月45時間を超えることができるのは年6回まで
・その際の上限は月100時間未満(休日労働含む)
・2〜6ヵ月で時間外労働を平均して1か月あたり80時間以内(休日労働含む)、1年あたり720時間以内(休日労働は含まない)

この「時間外労働の上限規制」は、中小企業に対しては、猶予があたえられ2020年4月から適用されました。もちろん、リモートワークの労働者にも時間外労働の上限規制はあてはまるのです。

②残業代・割増賃金の問題

2019年には大企業に対して、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率は50%以上と改められ適用されましたが、中小企業は特例とされ、労働基準法第138条によって守られてきました。

しかし2023年4月1日以降は、労働基準法第138条が削除され、中小事業主に対しても月60時間を超える時間外労働の割増賃金率は、50%以上とする規定が適用されます(※本規定の適用を回避するために、休日振替をおこない、休日労働の割増賃金率である35%以上を適用することは望ましくない)。

もちろんリモートワークでも、割増賃金は発生します。そのために重要になってくるのは、繰り返しますが「労働時間管理」です。リモートワークの場合はこれが曖昧だと、想定外の時間外労働割増賃金、場合によっては深夜割増賃金が発生し、支払う義務が生じる可能性があります。

3 リモートワークに対する社労士の視点

リモートワークは「柔軟な働き方実現」の旗印とされていることもあり、その導入に関する疑問に社労士が答えるケースも多く見受けられます。その中でも代表的な質問に対して、社労士の視点から回答した内容をまとめてみましょう。

(1)リモートワーク導入に際し就業規則改定は必要?

原則的な労働時間でリモートワークを導入するのであれば、必ずしも就業規則の改定は必要ありません。ただし、以下の点には注意が必要です。

初めてテレワークを実施する場合 (対象労働者の採用当時にリモートワークが想定されていなかった場合)
・雇用契約書や労働条件通知書の再作成など労働条件を見直す必要がある。
・それに関する説明をする必要がある。
就業規則に事業場外みなし労働時間制に関する規定がない場合 ・就業規則を変更する必要がある。
・「みなし労働時間」が法定労働時間を超える場合、「事業場外労働に関する協定届」を労働基準監督署長に届け出る必要がある。
親の介護などで一時的措置としてリモートワーク勤務を認める場合 労働条件などについて話し合い、個別に労使が合意できていれば既定の就業規則と異なっても構わない。

リモートワークの実施企業は、まだまだ大企業が中心です。中小企業はまだ導入に踏み切れない状態であることが多いようです。「リモートワーク導入には就業規則の改定が必要だ」という考えが一般的に広まっているので、大げさにとらえすぎている企業が多いと言われます。

会社全体の制度としてリモ―トワークを始めるのであれば、その時は就業規則を見直す必要があります。しかしリモ―トワークは働き方の手段の一つにすぎないので、ある従業員が個別に始める場合なら、個別に労使が合意できていれば構わないのです。

実際に日本テレワーク協会ホームページには、テレワークに関わる勤務規則例として次のように説明しています。

・多くの企業では就業規則は変えず、付則としてテレワーク勤務規程を作成している。
・週に1、2日程度の在宅勤務であれば、勤務制度を大きく変える必要はない。
・モバイルワークの場合は、外出規程をそのまま適用する企業が多い。

更に「テレワークに関する勤務規程(実施要領)」についてより具体的に、「目的、対象者、在宅勤務の場合の就業場所(自宅)、申請方法、を明示したテレワーク勤務規程を作成することが望ましい」としています。

(2)「みなし労働時間制」と「実労働時間制」が適用される職種は?

既に述べたように、一般的にリモートワークには「事業場外みなし労働時間制」と「実労働時間制」の、2つの勤務形態のいずれかが適用されます。どちらの勤務形態がよいのかは、職種によるところになります。

勤務形態 定義 適用される職種 休憩 残業代
事業場外みなし労働時間制 実際の労働時間によらず、定められた時間分を労働したとみなす制度のこと 資料作成など

企画考案など

場所に縛られない仕事

自分のペースでできる業務

自由に取ることが可能 支払われない
実労働時間制 始業から就業時間までの稼働時間が定められている、通常のオフィス勤務と同じ勤務時間制度のこと チャットサポートなど

コールセンターなど

お客様の対応をする業務

営業時間に準じて取る 支払われる

上表は、「みなし労働時間制」と「実労働時間制」の休憩時間、残業時間についてまとめたものです。お分かりのように、「みなし労働時間制」の適用下では休憩時間・食事時間は、比較的自由に取ることができます。

リモートワークは、育児や介護に従事する必要性から離職を余儀なくされる人を繋ぎとめることができる施策でもあります。休憩時間などが自由なことがメリットなのですが、その半面時間外労働分の残業代は支払われません。「残業代はもらわないから休憩は自由に取らせてもらう」のが、「事業場外みなし労働時間制」の働き方なのです。

(3)「みなし労働時間制」は定められた時間を大きく過ぎても残業代は支払われない?

いくらみなし労働時間制とはいえ、あまりにも多くの残業時間が生じた場合は、残業代の支払いがないと理不尽に感じるでしょう。このような場合、諦めずに食い下がることはできるのか、下にまとめてみました。

会社から「この時間までに資料を作成してほしい」などの指示があったので、定められた労働時間を超過した場合 「残業代は、別枠で払ってください」と交渉する余地はある。
「みなし労働時間制」で勤務しているにも関わらず「〇時~✕時までは、デスクの前にいなさい」と命じられた場合 「実際は実労働時間制のような働き方だった」として労働時間分の残業代を請求することができる。
変化する状況等について、逐一上司に業務報告をするように命じられた場合

事業場外みなし労働時間制を適用する法的大前提は、実労働時間の管理が困難であるためやむなく「みなし」をおこなっているということです。そのため、たとえリモートワークでも、実質的に事業者が労働者の労働時間を管理できているにも関わらず、「みなし労働時間制」を適用するのは違法になりますので注意しましょう。

また事業場外みなし労働時間制を導入した場合でも、深夜や休日に労働した場合は、割増賃金が支払われることにも注意しましょう。

(4)従業員から会社にリモートワークを求めてもよい?

まだリモートワークが導入されていない会社で、労働者側から「リモートワークをしたい」と交渉することはできるのでしょうか?

結論から言うと、できます。ただし、リモートワークがどの範囲まで許容されるかは、あくまで会社の判断に委ねられています。会社によっては「育児や介護などでやむを得ない場合のみ」などと、リモートワークに規定を設けていることもあります。

育児や介護などの理由がなくてもリモートワークをしたい場合は、会社にリモートワークをするメリットを提示していきましょう。

会社でリモートワークが導入されない場合もあるかもしれません。どの部署、職種にリモートワークを適用するかは、あくまで企業の判断に委ねられているからです。

2020年に入ってからの新型コロナウイルス禍により、政府は感染症対策としてテレワーク導入助成金の特例を設けています。例年であれば年に一度の募集ですが、今回においては特例を設け追加実施しています。この機会を活かして応募するよう、会社に働きかけるのもよいでしょう。

(5)リモートワーク導入成功のカギは「IT」?

リモートワーク導入のハードルが高いと考えている会社は、その理由として、就労規則、労働時間管理の方法に加えて、セキュリティの対策の難しさを挙げるのではないでしょうか。

実は、セキュリティ対策と労働時間管理に関しては、ITの力を借りることで克服できます。IT導入こそが、リモートワーク導入の鍵であると感じている社労士は多いのです。

システム導入やセキュリティの問題を、それぞれどのように克服すればよいかまとめてみましょう。

セキュリティ 個人情報等の情報漏えい対策 パソコンなどを貸与する場合には、事業主の責任においてセキュリティソフトを導入する。
労働者個人のパソコン等を活用する場合には、セキュリティソフトがインストールされていることを確認する。
社内外のネットワーク環境のセキュリティ対策をおこなう。
情報漏えい防止に関する誓約書等の作成 事業主と労働者の信頼関係の構築のために作成する。
情報漏えい保険

サイバーリスク保険への加入

人為的ミス、外部からの悪意ある攻撃などの、防ぎきれない情報漏えいによる事業主の被害を、抑えるために加入する。

このような、会社の大事な情報資産を守るためのリスクマネジメントは、リモートワーク導入の最優先事項です。

リモートワークにおいてITの果たす役割は、このほかにもまだまだあります。

コミュニケーション ポータルサイトなど ・リモートワーク導入後に課題となるコミュニケーション不足を解決してくれる。
・情報共有が早い。
・やりとりが全て記録に残る。
労働時間管理 勤怠管理システムなど ・システム導入の他、メールのログで勤怠管理することもできる。
・勤怠管理の記録を送信、共有できる。

仕組みつくりには就労規則や就労規定が、情報セキュリティには技術が必要です。そのうえITは、会社のカルチャーの醸成にも大きな役割を果たしてくれます。

上司が部下によく声をかけ気にすることや、チームワークをはぐくむことは、時として大きな成果に結びつくものです。リモートワークでも、ITシステムやサービスを介してそのようなコミュニケーションを取ることは可能です。

働き方改革は、別名「成果の上げ方改革」と呼ばれているのをご存知でしたか。従来は労働時間の長さで成果を測りましたが、今の時代は、より付加価値の高い成果主義という働き方へと変移しています。つまり、労働生産性の高い働き方を目指しており、政府はIT化を、業務効率化の起爆剤として推奨しています。

労働時間管理にもITは役立ちます。会社で勤怠管理システムが導入できれば一番よいでしょうが、それがなくとも、いつものメールにログを残すことでも勤怠管理が可能になります。そのほかにも、ITサービスで次のようなこともできます。

①クラウド型のタイムカードアプリで、実労働時間を記録・共有。
②メールのBCCに自分のアドレスを入れて送信し、履歴を残す。
③データ作成は、データの保存時間をキャプチャーしておく。

導入してから慣れるまでが大変ですが、ITにはリモートワークをサポートするサービスがたくさんあります。

4 サマリー

いかがでしたか? リモートワーク導入にあたり、就業規則は必ずしも改正する必要はありません。その他にリモートワーク導入に関する不明点が出てきたら、労務のプロ・社労士に相談するのもよいでしょう。

5 まとめ

・リモートワークの労働時間管理は、実労働時間制と事業場外みなし労働時間制が導入されている。

・事業場外みなし労働時間制導入の条件は、①業務が自宅でおこなわれること②随時使用者の具体的な指示に基づいて業務をおこなっていないことである。

・事業場外みなし労働時間制とは、業務の全部または一部を会社の外で従事することで指揮監督が及ばず、その結果労働時間の算定が困難な場合、特定の時間就労したとみなす制度のこと。

・社労士は①就業規則・36協定の作成②適切な労働時間の管理③就業規則監査をおこなうことで、リモートワーク導入をサポートできる。

・会社全体の制度としてリモ―トワークを始める時は就業規則を見直す必要がある。

・ある従業員が個別に始める場合、労使が個別に合意できていれば構わない。

・「残業代はもらわないから休憩は自由に取らせてもらう」のが「事業場外みなし労働時間制」の働き方である。

・IT導入こそが、リモートワーク導入の鍵であると感じている社労士は多い。

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